Bescheinigung der Ausgaben von Prüfern nach Art. 16 der EFRE-VO (First Level Control)

Um die Übereinstimmung der Ausgaben mit den Landes- und  Gemeinschafts-vorschriften (gemäβ des Art. 16 EFRE-Verordnung) sicherzustellen, wurden in beiden am Programm beteiligten Staaten Behörden berufen, die zur Bescheinigung der Ausgaben befugt sind.
Die Kontrollen werden von Prüfern nach Art. 16 VO (EG) 1080/ 2006 durchgeführt, die vor Auszahlung der EU-Mittel innerhalb von drei Monaten nach Vorlage der Ausgabenerklärung die Richtigkeit und Rechtmäßigkeit der von den Projektpartnern gemeldeten Ausgaben prüfen und bestätigen. Darüber hinaus führen sie Vor-Ort-Kontrollen durch.

Die Rolle des Prüfers nach Art. 16 wird für

  • deutsche Leadpartner und Projektpartner aus Mecklenburg Vorpommern vom Landesförderinstitut Mecklenburg-Vorpommern
  • und für deutsche Leadpartner und Projektpartner aus Brandenburg von der Investitionsbank des Landes Brandenburg übernommen.
  • Für Leadpartner und Projektpartner aus Polen übernimmt das Wojewodschaftsamt der Wojewodschaft Zachodniopomorskie, Referat für die Verwaltung der Europäischen Fonds diese Aufgabe.

Es gilt der Grundsatz
Keine Auszahlung ohne vorherige Ausgabenprüfung nach Art. 16 der EFRE Verordnung (First Level Control).

Bestandteile der Prüfung

Die Verifizierung beruht:

  1. auf der Kontrolle der vom Projektpartner vorgelegten Dokumente „am Schreibtisch“ (Verwaltungsprüfung) sowie
  2. auf einer Vor-Ort-Kontrolle.

Die Verwaltungsprüfung wird für alle Projekte und Ausgaben durchgeführt.
Die Vor-Ort-Kontrolle betrifft alle Projekte mit einem Gesamtkostenvolumen von mehr als 200.000 EUR. Bei der Verwaltungsprüfung kann eine Auswahl der zu prüfenden Belege (Stichprobe) vorgenommen werden. Die Auswahlkriterien, insbesondere hinsichtlich der Risikofaktoren, werden vom Prüfer dokumentiert. Bei Projekten mit einem Gesamtkostenvolumen unter 200.000 EUR kann auf die Vor-Ort-Prüfung verzichtet werden, wenn eine 100%ige Belegprüfung erfolgt. (gilt nur für deutsche Projektpartner)

Die Verwaltungsprüfung „am Schreibtisch“ wird anhand von

Auf polnischer Seite werden alle Ausgaben stichprobenhaft geprüft.

Inhalt der Einzelaufstellung zum Fortschrittsbericht des Projektpartners

  • originalgetreue, von einer vertretungsberechtigten Person unterzeichnete Kopien der Rechnungen oder anderer gleichwertiger Belege.
  • originalgetreue, von einer vertretungs- bzw zeichnungsberichtigten Person unterzeichnete Kopien der Unterlagen, die den Erwerb der Wirtschaftsgüter und Ausrüstung belegen mit der Angabe des Ortes, wo sie aufbewahrt werden oder des Ortes, wo die Arbeiten durchgeführt werden.
  • originalgetreue, datierte, von einer vertretungs- bzw. zeichnungsberechtigen Person unterzeichnete Kopien der Kontoauszüge, welche die Ausgaben belegen.
  • originalgetreue, von einer vertretungsberechtigten Person unterzeichnete Kopien anderer Dokumente, die die rechtmäβige Projektumsetzung gemäβ des Zeitplans der sachlichen und finanziellen Umsetzung belegen.

Während der Durchführung der Kontrolle ist der Projektpartner verpflichtet, die vom Prüfer geforderten Unterlagen vorzulegen. Falls dieser Pflicht nicht nachgekommen wird, kann das die Wiedereinziehung der Fördermittel inkl. Zinsen zur Folge haben.

Mittelanforderung beim Landesförderinstitut (LFI) und Auszahlung der Fördermittel

Die EFRE-Förderung wird als Erstattung der förderfähigen Ausgaben auf der Grundlage der Mittelanforderung an den Leadpartner überwiesen. Dazu reicht der Leadpartner (LP) beim LFI die Mittelanforderung ein.  

Die Voraussetzungen für die Überweisung der Fördermittel an den Begünstigten sind:
- die Bescheinigung der tatsächlichen und richtigen Ausgabentätigung sowie ihrer Förderfähigkeit durch die entsprechenden Prüfer in Form einer Ausgabenbescheinidung
- die Einreichung einer formal und inhaltlich korrekten Mittelanforderung inkl. des o.g. Fortschrittsberichtes durch den LP bis zum 8. des jeweiligen Monats beim LFI
- das Vorhandensein der Fördermittel auf dem Bankkonto des LFI
Weiterhin finden sämtliche in der Förderzusage enthaltenen Fristen Anwendung und sind entsprechend zu beachten.

Die Fördermittel werden in Höhe des prozentualen Anteils an den förderfähigen Ausgaben auf das Konto des Leadpartners überwiesen. Der Anteil wird im Fördervertrag festgelegt. Die Fördermittel können in Höhe bis zu 85% der im Projekt getätigten, förderfähigen Ausgaben ausgezahlt werden.
Die Zahlung wird im Buchführungssystem der Bescheinigungsbehörde dokumentiert.

Verwendung von EURO
Die Einzelaufstellung zum Fortschrittsbericht, die dem Prüfer vorgelegt werden, ist in Euro (für deutsche Projektpartner) und in PLN (für polnische Projektpartner) anzugeben. Die Ausgaben werden zum Zeitpunkt der Mittelanforderung vom Leadpartner in Euro umgerechnet. Bei der Umrechnung wird der monatliche Währungskurs der Europäischen Kommission zugrunde gelegt. Der monatliche Devisenkurs wird auf der Webseite veröffentlicht:
http://ec.europa.eu/budget/inforeuro

Der Förderbetrag wird auf das LP-Konto überwiesen, der die Fördermittel gemäß Art. 20 der EFRE Verordnung an alle Projektpartner in Euro weiterleitet.
Der polnische Partner trägt das Wechselkursrisiko.